Urlop wypoczynkowy i inne zwolnienia od pracy

Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi, czyli osobie świadczącej pracę na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę.

Prawo do urlopu

Pracownikowi, w każdym roku pracy, przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Niewykorzystany urlop powinien być udzielony do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Osoby wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy nabywają prawo do urlopu wówczas, gdy przepisy szczególne je przyznają np. nakładcy lub gdy wynika ono np. z umowy zlecenia albo z umowy agencyjnej. Urlop musi być udzielony pracownikowi w naturze. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego jest dopuszczalna tylko w sytuacjach przewidzianych prawem (rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę).

Wymiar urlopu

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Wymiar urlopu wypoczynkowego pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy, biorąc za podstawę wymiar urlopu określony dla zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy.

Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający.

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy i wykształcenia pracownika. Do stażu pracy, od którego uzależniony jest wymiar urlopu, wlicza się:

• okresy pracy,
• okres nauki,
• inne okresy zaliczane na podstawie przepisów.

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.

Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, nie wlicza się:

• okresu pracy na podstawie umowy – zlecenia i innej umowy cywilnoprawnej,
• okresu prowadzenia działalności gospodarczej,
• okresu urlopu bezpłatnego – art. 174 § 2 k.p.

Nauka a wymiar urlopu

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się ukończenie:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
• średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
• średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
• szkoły policealnej – 6 lat,
• szkoły wyższej – 8 lat.

Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się:

• okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka,
• bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Okresy zaliczane do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu

Okresy, które mają wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego, to m.in.:

• okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
• udokumentowane okresy zatrudnienia przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego,
• okres odbywania czynnej służby wojskowej,
• okres odbywania zawodowej służby wojskowej,
• okres, za który przysługuje odszkodowanie, w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślny lub umowy o pracę zawartej na czas określony z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy, określonych w odrębnych przepisach (art. 36¹ k.p.),
• okres urlopu wychowawczego (art. 186⁵ k.p.),
• okres prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie, prowadzonym przez współmałżonka.

Zasady udzielania urlopu

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.

Pierwszy urlop

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Z przepisów prawa pracy nie wynika obowiązek zaokrąglania w górę wymiaru tego urlopu do pełnego dnia. Pracodawca może jednak, z korzyścią dla pracownika, zaokrąglić w górę ustalony wymiar urlopu do pełnych godzin lub do pełnych dni, pamiętając jednak, aby wymiar urlopu pracownika w roku kalendarzowym nie przekroczył przysługującego mu wymiaru.

Na przykład, jeśli stosunek pracy został nawiązany 24 maja 2022 r., to miesiąc pracy upłynie z dniem 23 czerwca 2022 r.

Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostająca do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

Wykorzystanie urlopu

Pracownik ma prawo do nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Urlop może być podzielony na części tylko na wniosek pracownika, z tym że co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Przepisy przewidują dwa sposoby ustalenia terminu urlopu:

• w planie urlopów lub,
• na podstawie porozumienia między pracodawcą a pracownikiem.

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się tzw. urlopu na żądanie. Pracodawca, który nie ustala planu urlopów, udziela urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Urlop proporcjonalny

W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje:

• urlop u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze,
• urlop u kolejnego pracodawcy – w wymiarze: – proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego, – proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Jeżeli jednak przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego pracownik wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wynikający z okresu zatrudnienia, przysługuje mu u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze.

Urlop w wymiarze proporcjonalnym przysługuje również pracownikowi powracającemu do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:

• urlopu bezpłatnego,
• urlopu wychowawczego,
• odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, służby przygotowawczej, okresowej służby wojskowej, terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
• tymczasowego aresztowania,
• odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Termin urlopu

Ustalony termin wykorzystania urlopu wiąże obie strony stosunku pracy. Jego przesunięcie może nastąpić w dwóch przypadkach:

• na wniosek pracownika, umotywowany ważnymi przyczynami lub;
• z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Obligatoryjne przesunięcie terminu urlopu

Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego,

pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Jeżeli pracownik rozpocznie urlop, jednak z powodu wystąpienia szczególnych okoliczności takich jak:

• czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• odbywanie ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, przez czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego,

nie wykorzysta go w całości, wówczas niewykorzystaną część urlopu pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym, co oznacza, że pracownik musi ponownie złożyć wniosek urlopowy.

Uprawnienia pracodawcy – odwołanie z urlopu

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Uprawnienia pracodawcy – urlop w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu go. Dotyczy to zarówno urlopu zaległego, jak i bieżącego, z tym że wymiar urlopu bieżącego nie może przekraczać wymiaru wynikającego z zastosowania przepisów o urlopie proporcjonalnym.

Urlop na żądanie

Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.

Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Urlop na żądanie może być wykorzystany jednorazowo lub w częściach.

4 dni urlopu na żądanie przysługują każdemu pracownikowi niezależnie od wymiaru i systemu czasu pracy. Łączny wymiar urlopu na żądanie wykorzystanego przez pracownika nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

W przypadku niewykorzystania przez pracownika przysługującego mu urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca wypłaca go niezależnie od trybu ani przyczyny rozwiązania stosunku pracy. Ekwiwalent przysługuje więc również pracownikowi, z którym rozwiązano umowę w trybie art. 52 § 1 k.p. Prawo do niego powstaje w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego ze zmianami określonymi w § 15-19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Ekwiwalent podlega ochronie w takim samym zakresie jak wynagrodzenie za pracę.

Wynagrodzenie za czas urlopu

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Jeżeli pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia, to mogą być one obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Jeśli jednak wynagrodzenie to jest znacząco zróżnicowane, okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy. W razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Szczegółowe zasady ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu określa „rozporządzenie urlopowe” (patrz podstawy prawne).

Urlop zaległy

Pracodawca powinien udzielić urlopu pracownikowi w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Urlopu niewykorzystanego w tym terminie pracodawca powinien udzielić zaś najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Nieudzielenie przez pracodawcę urlopu zaległego w terminie określonym powyżej stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Nieudzielenie urlopu w terminie nie powoduje, że pracownik traci prawo do takiego urlopu. Roszczenie pracownika o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego przedawnia się dopiero z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Urlop pracownika młodocianego

Młodociany prawo do urlopu uzyskuje z upływem 6 miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy w wymiarze 12 dni roboczych. Z upływem roku pracy młodociany uzyskuje prawo do urlopu w wymiarze 26 dni roboczych. Jednakże w roku kalendarzowym, w którym kończy on 18 lat, ma prawo do urlopu w wymiarze 20 dni roboczych, jeżeli prawo do urlopu uzyskał przed ukończeniem 18 lat.

Młodocianemu uczęszczającemu do szkoły należy udzielić urlopu w okresie ferii szkolnych.

Pracodawca jest obowiązany na wniosek młodocianego ucznia szkoły dla pracujących, udzielić mu w okresie ferii szkolnych urlopu bezpłatnego w wymiarze nieprzekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym 2 miesięcy. Okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Dodatkowy urlop pracownika niepełnosprawnego

Pracownikowi niepełnosprawnemu zaliczonemu do:

• znacznego lub;
• umiarkowanego stopnia niepełnosprawności;

przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym.

Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego osoba niepełnosprawna nabywa po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia jej do jednego z wyżej wymienionych stopni niepełnosprawności.

Uzyskanie uprawnienia do dodatkowego urlopu wypoczynkowego przez osobę niepełnosprawną zwiększa wymiar zwykłego urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikom na podstawie Kodeksu pracy, tj. obecnie z 20 dni do 30 dni oraz z 26 dni do 36 dni.

Urlop bezpłatny

Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Przy udzielaniu urlopu bezpłatnego, dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.

Za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami.

W czasie trwania tego urlopu stosunek pracy z macierzystym pracodawcą ulega zawieszeniu. Wyjątkiem jest jedynie zaliczenie – u dotychczasowego pracodawcy – okresu tego urlopu do zakładowego stażu pracy. Urlop bezpłatny trwający mniej niż miesiąc nie ogranicza prawa pracownika do urlopu wypoczynkowego.

Urlopy okolicznościowe

Pracodawca jest obowiązany zwolnić od wykonywania pracy pracownika m.in.:

• wezwanego do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony,
• na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia,
• będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi oraz na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy,
• na czas obejmujący:
  • 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
  • 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Wszystkie zdarzenia i okoliczności usprawiedliwiające nieobecność w pracy określone zostały w rozporządzeniu (patrz podstawy prawne).

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni lub 16 godzin, w powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Wniosek należy zgłosić pracodawcy najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.

Za czas takiego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia.

W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar zwolnienia ustala się proporcjonalnie do wymiary czasu pracy, a niepełną godzinę zaokrągla w górę do pełnej godziny.

Urlop opiekuńczy

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy, w wymiarze 5 dni roboczych, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny (matka, ojciec, syn, córka, małżonek) lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z jego rozkładem czasu pracy. Wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej należy złożyć pracodawcy najpóźniej 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu.

Ważne! Za czas urlopu opiekuńczego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia! Okres ten wliczy się jednak do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Podstawy prawne

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
• Ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o Obronie Ojczyzny
• Ustawa z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy