Czym jest delegowanie pracowników w ramach świadczenia usług?
Pracodawca delegujący
Przedsiębiorca, który ma siedzibę lub stałe miejsce wykonywania działalności na terytorium Polski i zatrudnia pracowników, może ich tymczasowo kierować do pracy na terytorium innego państwa Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii w ramach usług świadczonych za granicą. Skierowanie do pracy w tym trybie to delegowanie w ramach świadczenia usług. Można je stosować:
- w związku z realizacją umowy zawartej pomiędzy polskim przedsiębiorstwem a podmiotem prowadzącym działalność na terytorium innego państwa,
- do oddziału lub do przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorstw, do którego należy polskie przedsiębiorstwo.
Delegować pracowników w ramach świadczenia usług do pracy za granicą może również przedsiębiorca, który:
- jest agencją pracy tymczasowej i kieruje pracowników tymczasowych do pracodawcy użytkownika mającego siedzibę na terytorium innego państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii
- jest agencją pracy tymczasowej i kieruje pracowników tymczasowych do pracodawcy użytkownika mającego siedzibę na terytorium Polski lub innego państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii, który następnie kieruje tymczasowo tego pracownika tymczasowego do pracy na terytorium innego państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii.
Państwami członkowskimi Unii Europejskiej (UE) są: Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Malta, Niemcy, Polska, Portugalia, Rumunia, Słowenia, Słowacja, Szwecja, Węgry, Włochy.
Państwami członkowskimi Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) są państwa członkowskie Unii Europejskiej oraz Norwegia, Islandia i Liechtenstein
Pracownik delegowany
Pracownikiem delegowanym do pracy za granicą jest osoba zatrudniona i wykonująca stale pracę na terytorium Polski, która zostaje tymczasowo skierowana do wykonywania pracy na terytorium innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii przez pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP w ramach świadczonych przez niego usług.
Pracownikiem delegowanym może być również cudzoziemiec - obywatel państwa trzeciego, który wykonuje pracę w firmie mającej siedzibę lub stałe miejsce wykonywania działalności w Polsce, pod warunkiem, że przybywa i pracuje w Polsce legalnie. Pracodawca może delegować takiego pracownika do innego kraju UE, EOG lub Szwajcarii na takich samych warunkach jak obywatela polskiego. Należy jednak sprawdzić, czy państwo przyjmujące nie będzie od takiego pracownika wymagało tytułu pobytowego (np. właściwej wizy) z prawem do wykonywania pracy.
Podstawowe zasady związane z delegowaniem
Delegowanie charakteryzuje się tymczasowością - z założenia powinno trwać określony czas i nie może być stanem trwałym. Przepisy nie wskazują co prawda ścisłych ram czasowych delegowania, wyróżniają jednak dwa zasadnicze okresy zapewnienia odpowiednich warunków zatrudnienia:
- nieprzekraczający 12 miesięcy („delegowanie krótkoterminowe”)
- przekraczający 12 miesięcy („delegowanie długoterminowe”).
Od tego czy delegowanie jest krótkoterminowe czy długoterminowe zależą warunki zatrudnienia, jakie należy zapewnić pracownikowi delegowanemu w czasie, gdy wykonuje on pracę za granicą.
Przedłużony okres zapewnienia odpowiednich warunków zatrudnienia może trwać łącznie maksymalnie 18 miesięcy. Państwo przyjmujące zasadniczo wymaga, aby pracodawca delegujący podał powody przedłużenia okresu zapewnienia odpowiednich warunków zatrudnienia, jednak nie może ich kwestionować. Przedłużenie jest bowiem traktowane jako obowiązek informacyjny pracodawcy delegującego, a nie wniosek, dlatego państwo przyjmujące nie może odmówić zgody na przedłużenie delegowania.
W przypadku złożenia umotywowanego powiadomienia pracodawca delegujący ma obowiązek zapewnić maksymalnie do końca 18-miesięcznego okresu delegowania warunki pracy określone dla delegowania krótkoterminowego.
Delegowanie krótkoterminowe
Jeżeli pracownik delegowany jest na okres nieprzekraczający 12 miesięcy (lub 18 miesięcy - po złożeniu umotywowanego powiadomienia w kraju przyjmującym), to pracodawca musi zagwarantować pracownikowi delegowanemu takie same warunki zatrudnienia jak te, które obowiązują z mocy prawa lub powszechnie stosowanych umów zbiorowych w kraju przyjmującym w zakresie:
- minimalnych okresów odpoczynku i maksymalnego czasu pracy
- minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych
- wynagrodzenia (w tym wszystkich jego obowiązkowych elementów) określonego w prawie krajowym lub powszechnie stosowanych umowach zbiorowych
- bezpieczeństwa i higieny pracy
- środków ochronnych dla kobiet ciężarnych, kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka oraz młodzieży (w wieku poniżej 18 lat)
- równego traktowania kobiet i mężczyzn
- warunków zakwaterowania pracowników w kraju przyjmującym, jeżeli ma je zapewnić pracodawca
- dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, gdy są one wymagane w czasie trwania delegowania.
Jeżeli powyższe warunki zatrudnienia w Polsce są bardziej korzystne dla pracownika niż te obowiązujące w kraju przyjmującym, należy utrzymać polskie warunki pracy w czasie trwania delegowania.
Powyższa zasada nie ma zastosowania do prac związanych z robotami budowlanymi lub utrzymaniem obiektu budowlanego, w szczególności: wykopów, robót ziemnych, montowania i demontowania elementów prefabrykowanych, wyposażania lub instalowania, renowacji, demontowania, rozbiórki, konserwacji, prac malarskich i porządkowych.
Delegowanie długoterminowe
Jeżeli pracodawca deleguje pracownika na okres przekraczający 12 miesięcy (lub 18 miesięcy – po złożeniu umotywowanego powiadomienia w kraju przyjmującym), musi zapewnić pracownikowi delegowanemu wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące z mocy prawa lub powszechnie stosowanych umów zbiorowych w kraju przyjmującym, z wyjątkiem:
- przepisów dotyczących procedury i warunków zawierania oraz rozwiązywania umowy o pracę
- przepisów dotyczących klauzul o zakazie konkurencji
- przepisów dotyczących uzupełniających pracowniczych planów kapitałowych.
Warunki delegowania dla pracowników tymczasowych
Jeżeli pracodawca działa jako agencja pracy tymczasowej i deleguje za granicę pracowników tymczasowych, to musi im zagwarantować co najmniej takie warunki zatrudnienia, jakie mają zastosowanie do pracowników tymczasowych w kraju przyjmującym. Agencja pracy tymczasowej musi także przestrzegać polskich przepisów regulujących świadczenie usług pracy tymczasowej i powierzanie pracy pracownikom tymczasowym. Pracownicy tymczasowi mogą mieć prawo do korzystniejszych warunków w zakresie zatrudnienia niż warunki ogólnie obowiązujące dla pracowników. Korzystniejsze warunki mogą być określone:
- przepisami prawa państwa przyjmującego;
- powszechnie stosowanymi układami zbiorowymi;
- układami zbiorowymi obowiązującymi wyłącznie u danego pracodawcy użytkownika, do którego pracownik jest delegowany.
Niezależnie od tego, pracodawca użytkownik ma obowiązek poinformować agencję pracy tymczasowej o warunkach zatrudnienia obowiązujących w jego przedsiębiorstwie przed rozpoczęciem delegowania.
Jak liczyć okresy delegowania?
Zgodnie z oficjalnym stanowiskiem Komisji Europejskiej:
- okresy delegowania należy liczyć osobno dla każdej realizowanej usługi;
- okresy delegowania kolejnych pracowników sumują się, jeśli są wysłani przez tego samego pracodawcę w to samo miejsce do realizacji tego samego zadania. Dokonując oceny, czy dochodzi do wykonywania tego samego zadania w tym samym miejscu, bierze się pod uwagę w szczególności tożsamość świadczonej usługi, wykonywaną pracę oraz adres albo adresy miejsca jej wykonywania.
Jednak przepisy nie regulują wprost zasad obliczania okresów delegowania. Dlatego przed delegowaniem pracownika należy sprawdzić, czy w kraju, do którego pracownik ma być delegowany, nie obowiązują szczególne uregulowania w tym zakresie. Państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mogą odstępować od ogólnych reguł wskazanych w stanowisku Komisji Europejskiej.
Warunki wynagradzania pracowników delegowanych
Niezależnie od tego, czy delegowanie pracownika ma charakter krótkoterminowy czy długoterminowy, od pierwszego dnia delegowania należy ustalać i wypłacać wynagrodzenie pracownikom delegowanym na takich samych zasadach . Wynagrodzenie pracownika delegowanego obejmuje wszystkie elementy składowe wynagrodzenia, które są obowiązkowe dla pracownika na mocy krajowych przepisów ustawowych lub na mocy układów zbiorowych, które zostały uznane za powszechnie stosowane lub które w inny sposób mają zastosowanie wobec wszystkich miejscowych pracowników na danym obszarze geograficznym lub w danym sektorze gospodarki.
W praktyce oznacza to, że pracodawca musi zapewnić pracownikowi delegowanemu wszystkie składniki wynagrodzenia i dodatki, które byłyby należne lokalnemu pracownikowi wykonującemu pracę w tej samej branży, zawodzie i regionie. Nie oznacza to, że kwota wynagrodzenia pracownika delegowanego będzie taka sama jak pracownika lokalnego, jednak podstawy do jego obliczenia oraz składniki wynagrodzenia muszą być takie same. Zasada ta nie ma zastosowania do delegowania pracowników tymczasowych, których wynagrodzenie musi być tożsame z wynagrodzeniem pracowników pracodawcy użytkownika w kraju przyjmującym.
Należy pamiętać, że do wynagrodzenia pracownika delegowanego nie można zaliczać kwot wypłaconych pracownikowi delegowanemu na pokrycie wydatków faktycznie poniesionych w związku z delegowaniem, jak na przykład: koszt podróży do i z miejsca delegowania, koszt wyżywienia i zakwaterowania. Powyższe koszty są wypłacane lub zwracane pracownikowi delegowanemu niezależnie od przysługującego wynagrodzenia i nie mogą być uwzględniane przy porównywaniu kwot rzeczywiście wypłaconych pracownikowi tytułem wynagrodzenia z kwotami należnymi, zgodnie z prawem państwa przyjmującego.
Obowiązki informacyjne pracodawcy delegującego pracownika z terytorium RP
Pracodawca delegujący pracownika z terytorium RP na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie, przed delegowaniem takiego pracownika do pracy w innym państwie członkowskim, odpowiednio aktualizuje informacje o warunkach zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3 i art. 29 1 § 2 Kodeksu pracy, oraz dodatkowo informuje takiego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o:
- wynagrodzeniu za pracę przysługującym zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na terytorium którego pracownik został delegowany;
- dodatku z tytułu delegowania lub przepisach dotyczących zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, w przypadku gdy takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy, postanowienia regulaminów, statutów, układów zbiorowych pracy lub innych porozumień zbiorowych, lub należnościach na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową;
- linku do oficjalnej strony internetowej prowadzonej przez państwo członkowskie, na terytorium którego pracownik został delegowany, zawierającej informacje o warunkach zatrudnienia, które muszą być stosowane do pracowników delegowanych.
Poinformowanie pracownika o powyższych warunku zatrudnienia może nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów państwa członkowskiego, na terytorium którego pracownik został delegowany. Pracodawca delegujący pracownika z terytorium RP na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie informuje takiego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie jego warunków zatrudnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, postanowień układów zbiorowych pracy lub porozumień zbiorowych, jeżeli przepisy te lub postanowienia zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.
Ubezpieczenie społeczne pracownika delegowanego
Jeżeli pracodawca deleguje pracownika w ramach świadczenia usług do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii, może pojawić się pytanie, w jakim kraju trzeba odprowadzać za niego składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Ogólna reguła stanowi, że pracownik może w tym zakresie podlegać ustawodawstwu tylko jednego państwa.
Co do zasady pracownik jest ubezpieczony w kraju, w którym wykonuje pracę – czyli w okresie delegowania pracownik powinien być ubezpieczony w kraju przyjmującym. Przepisy dopuszczają jednak możliwość odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w kraju, z którego pracownik został delegowany, czyli w Polsce. Niezależnie od tego, czy pracownik jest delegowany długoterminowo czy krótkoterminowo, pracodawca może odprowadzać składki do polskiego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, pod warunkiem że łącznie zostaną spełnione następujące warunki:
- przewidywany okres delegowania pracownika nie może przekroczyć 24 miesięcy;
- osoba delegowana nie może być wysyłana do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii w celu zastąpienia innego pracownika;
- pracownik delegowany, bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia, przez co najmniej miesiąc był ubezpieczony w kraju, z którego został delegowany (również w przypadku, gdy zatrudniał go inny pracodawca – decydujący jest kraj ubezpieczenia);
- pracownik delegowany wykonuje pracę w innym kraju UE, EOG lub Szwajcarii, ale na rzecz polskiego przedsiębiorstwa;
- pracodawca ma bezpośredni związek z pracownikiem delegowanym w zakresie zatrudnienia (w tym zakresie jest oceniane przyjęcie odpowiedzialności za rekrutację, umowę o pracę, wynagrodzenie, prawo do określenia charakteru pracy lub zwolnienia pracownika);
- pracodawca prowadzi zwykłą działalność w Polsce. Przykładowe kryteria precyzujące ten warunek zostały wskazane w Decyzji nr A2 i dotyczą:
- miejsca, w którym przedsiębiorstwo ma zarejestrowaną siedzibę i administrację;
- liczby pracowników administracyjnych pracujących w państwie, w którym pracodawca ma siedzibę, oraz w innym państwie;
- miejsca rekrutacji pracowników delegowanych;
- miejsca zawierania większości umów z klientami;
- prawa stosowanego do umów zawartych przez przedsiębiorstwo z klientami;
- liczby umów wykonanych w państwie wysyłającym;
- obrotów w odpowiednio typowym okresie w każdym z państw.
Jeśli pracodawca spełnia powyższe warunki i chce, aby pracownik w okresie delegowania podlegał ustawodawstwu polskiemu w zakresie ubezpieczeń społecznych, to musi wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o wydanie dla pracownika delegowanego poświadczonego formularza A1. Zaświadczenie A1 potwierdza odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracownika w kraju siedziby pracodawcy delegującego, czyli w Polsce. Powyższy dokument podlega weryfikacji w toku kontroli prowadzonej przez organy kontrolne państwa przyjmującego. Jeżeli pracodawca nie spełnia wszystkich powyższych warunków do objęcia pracownika delegowanego ubezpieczeniem w Polsce, musi zgłosić pracownika do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w państwie, w którym pracownik wykonuje pracę w okresie delegowania.
Gdzie uzyskać szczegółowe informacje o warunkach delegowania?
Państwa przyjmujące mają obowiązek utworzyć i na bieżąco aktualizować jedną krajową stronę internetową zawierającą kompleksowe, przejrzyste i bezpłatne informacje na temat warunków zatrudnienia oraz obowiązków związanych z delegowaniem, mających zastosowanie wobec pracowników delegowanych na ich terytorium. W Polsce taką stroną jest Serwis Informacyjno-Usługowy dla przedsiębiorców, prowadzony pod adresem www.biznes.gov.pl/delegowanie.
W praktyce każdy kraj dysponuje co najmniej jednym punktem kontaktowym, w którym możesz uzyskać informacje na temat:
- szczegółowych warunków delegowania pracowników do tego kraju
- procedury składania umotywowanego powiadomienia o przedłużeniu delegowania
- dopuszczalnych wyjątkach w zakresie stosowania ogólnych przepisów dotyczących delegowania.
Podstawy prawne
Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług.
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy