Praca zdalna

Przepisy Kodeksu pracy, dotyczące pracy zdalnej obowiązują od 7 kwietnia 2023 r.

Do tego czasu warunki dotychczasowej pracy zdalnej, świadczonej na podstawie art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, należało dostosować do nowych przepisów kodeksowych.

Wykonywanie pracy w formie telepracy mogło być kontynuowane, na zasadach określonych w Kodeksie pracy, nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji ustawy.

Nowe przepisy prawa pracy – praca zdalna

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy: praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość – jest to wtedy tzw. praca zdalna.

Praca zdalna to wyłącznie praca wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Pracodawca nie musi się zgodzić na wykonywanie przez pracownika pracy w tej formie.

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia (z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej). Praca zdalna może być także w określonych przypadkach wykonywana na polecenie pracodawcy.

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu pracodawcy lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Pracodawca jest zobowiązany m.in. do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, a także niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej oraz pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy.

Możliwe jest używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera), pod warunkiem, że będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W związku z wykorzystywaniem sprzętu prywatnego pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą albo ryczałt.

Pracodawca ma prawo kontrolowania pracownika wykonującego pracę zdalną – w miejscu jej wykonywania. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.

Jak prawidłowo wprowadzić w firmie możliwość wykonywania pracy zdalnej?

Pracodawcy powinni:

zweryfikować stanowiska pracy w firmie pod kątem możliwości ich świadczenia w formie zdalnej (m.in. w mieszkaniu pracownika);
sporządzić stosowne regulacje wewnątrzzakładowe, dotyczące m.in. zasad świadczenia pracy zdalnej (np. porozumienie, regulamin, itp.);
przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego prac, które pracodawca wskazał za możliwe do wykonywania zdalnie oraz udokumentować taką ocenę.

Nie wszystkie prace możliwe są do wykonywania w formie pracy zdalnej.

Praca zdalna nie obejmuje prac:

szczególnie niebezpiecznych;
w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
powodujących intensywne brudzenie.

Na podstawie wyników oceny ryzyka zawodowego pracodawca opracowuje informację zawierającą:

zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Stanowisko pracy zdalnej zgodne z zasadami ergonomii będzie organizował pracownik m.in. na podstawie informacji przekazanej przez pracodawcę.

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Dopuszczalne jest także stosowanie pracy zdalnej tzw. okazjonalnej:

z wnioskiem wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej może wystąpić wyłącznie pracownik,
wymiar pracy okazjonalnej – 24 dni w roku kalendarzowym,
na pracodawcy w dalszym ciągu spoczywa obowiązek zapewnienia pracownikowi w jej trakcie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (w tym konieczność sporządzenia oceny ryzyka zawodowego oraz przygotowania na jej podstawie informacji zawierającej zasady bhp), analogicznie do pozostałych przypadków pracy zdalnej,
niektóre przepisy w odniesieniu do tego rodzaju pracy zdalnej zostały wyłączone, m.in.: dotyczące obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.