Zawiłości procedury zatrudniania obywateli Ukrainy na podstawie powiadomienia na stronie: praca.gov.pl

Z uwagi na trwającą wojnę w Ukrainie dokonano bardzo szerokiego otwarcia polskiego rynku pracy dla obywateli tego państwa. W tym zakresie funkcjonuje prosta procedura powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy, składanego przez pracodawcę w formie elektronicznej, za pośrednictwem strony internetowej: praca.gov.pl. W praktyce jednak stosowanie niektórych przepisów regulujących tę procedurę sprawia pracodawcom trudności. Poniżej staramy się wyjaśnić kilka takich sytuacji.

Zasady zatrudniania obywateli Ukrainy na podstawie powiadomienia

W myśl art. 22 ust. 1 i 8 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, zwanej dalej: „ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy”, obywatel tego kraju jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Polski, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

• przebywa legalnie na terytorium Polski lub jego pobyt na tym terytorium uznaje się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 (tzn. jeśli w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. przybył on na terytorium Polski z Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa);
• podmiot powierzający wykonywanie pracy powiadomi, w terminie 7 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy – za pośrednictwem systemu teleinformatycznego: gov.pl – powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu o powierzeniu wykonywania pracy temu obywatelowi;
• wymiar czasu pracy nie jest niższy niż wskazany w powiadomieniu lub liczba godzin pracy nie jest mniejsza niż wskazana w powiadomieniu;
• otrzymuje wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż określona w powiadomieniu lub ustalonej według stawki określonej w powiadomieniu, proporcjonalnie zwiększone w przypadku podwyższenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy;
• wynagrodzenie, które otrzymuje obywatel Ukrainy, spełnia wymogi określone w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu – w przypadkach gdy przepisy te mają zastosowanie.

Na mocy wprowadzonej z dniem 1 lipca 2024 r. nowelizacji ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy po raz kolejny dokonano przedłużenia – tym razem do 30 września 2025 r. – legalnego pobytu na terytorium RP:

• obywateli Ukrainy, którzy w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. przybyli do Polski z powodu wojny (art. 2 ust. 1 powołanej ustawy);
• obywateli tego państwa, których ostatni dzień legalnego pobytu na terytorium RP na podstawie innych tytułów pobytowych, które zostały określone w art. 42 ust. 3a, 5a, 11, w szczególności na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy, wizy krajowej typu „D”, wizy Schengen typu „C” oraz ruchu bezwizowego – przypada w okresie od dnia 24 lutego 2022 r.

Podmiot powierzający wykonywanie pracy ma obowiązek złożenia ponownego powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy w terminie 7 dni od wystąpienia następujących okoliczności:

• zmienił się rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy;
• zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy;
• zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określony w powiadomieniu;
• obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w powiadomieniu.

Treść zezwoleń na pobyt czasowy i pracę wydawanych dla obywateli Ukrainy

Jak wynika ze stanowiska wyrażonego przez Urząd do Spraw Cudzoziemców, po wejściu w życie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy przy wydawaniu decyzji o udzieleniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę obywatelowi tego państwa nie stosuje się art. 118 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, tj. w sentencji tej decyzji nie wskazuje się podmiotu powierzającego wykonywanie pracy, stanowiska, na jakim obywatel Ukrainy ma wykonywać pracę, najniższego wynagrodzenia, które może on otrzymywać na danym stanowisku, wymiaru czasu pracy ani rodzaju umowy, na podstawie której obywatel Ukrainy ma wykonywać pracę.

Natomiast stosuje się art. 118 ust. 3 i 4 ustawy o cudzoziemcach. Tym samym, poza okresem ważności zezwolenia, zamieszcza się we wspomnianej decyzji informację, że obywatel Ukrainy jest uprawniony do wykonywania pracy na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o pomocy obywatelom tego państwa, czyli pod warunkiem złożenia przez podmiot powierzający wykonywanie pracy powiadomienia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego: praca.gov.pl

Organ wydający zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (zazwyczaj wojewoda) jest zobowiązany pouczyć obywatela Ukrainy o ciążącym na nim obowiązku poinformowania podmiotu powierzającego pracę o wydaniu zezwolenia. Obywatel Ukrainy ma obowiązek przekazać podmiotowi taką informację w ciągu 7 dni od dnia doręczenia mu decyzji. Pracę obywatela Ukrainy w tym okresie uznaje się za legalną.

Następnie podmiot powierzający pracę – w terminie 7 dni od dnia, w którym otrzymał od cudzoziemca informację o doręczeniu mu zezwolenia – jest zobowiązany złożyć powiadomienie.

Zgodnie ze stanowiskiem zajętym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przepisy nie wymagają, aby w takim przypadku podmiot powierzający pracę był zmuszony do rozwiązania umowy z obywatelem Ukrainy i zawarcia nowej umowy.

W związku z treścią art. 2 i 3 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – cudzoziemiec ma obowiązek przedstawić podmiotowi powierzającemu pracę ważny dokument uprawniający do pobytu na terytorium RP, w tym również decyzję o udzieleniu mu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

Podmiot powierzający pracę jest zobowiązany sporządzić kopię tego dokumentu i przechowywać ją:

• w przypadku zatrudnienia cudzoziemca na podstawie umowy o pracę – w aktach osobowych pracownika, na zasadach i przez okres obowiązkowego przechowywania tych akt,
• w razie zawarcia z cudzoziemcem umowy cywilnoprawnej – co najmniej przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca.

Możliwości wyjścia z trudnej sytuacji

W ocenie Departamentu Legalności Zatrudnienia Głównego Inspektoratu Pracy, nie ma podstaw do postawienia zarzutu popełnienia wykroczenia polegającego na powierzeniu cudzoziemcowi nielegalnego wykonywania pracy, w sytuacji gdy obywatelowi Ukrainy wykonującemu pracę w danym podmiocie udzielono zezwolenia na pobyt czasowy i pracę z zastrzeżeniem wymogu powiadomienia, a podmiot powierzający pracę nie dokonał takiego powiadomienia w terminie określonym przez odpowiednie przepisy, jednak obywatel Ukrainy po otrzymaniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę z zastrzeżeniem wymogu powiadomienia:

• w dalszym ciągu posiadał ważne zezwolenie na pracę na rzecz tego podmiotu lub wpisane do ewidencji oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – przy czym praca była powierzana na warunkach wskazanych w zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu;
• kontynuował pracę zgodnie z poprzednim zezwoleniem na pobyt czasowy i pracę, w którym określono podmiot powierzający wykonywanie pracy oraz warunki, z zachowaniem których praca ta ma być powierzana (stanowisko pracy, wysokość wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, rodzaj umowy), jeżeli zezwolenie to było nadal ważne , a praca odbywała się z zachowaniem warunków wskazanych w tym zezwoleniu;
• wykonywał pracę zgodnie z dokonanym wcześniej przez ten sam podmiot powiadomieniem, tzn. nie uległ obniżeniu wymiar czasu pracy (lub liczba godzin pracy) bądź stawka wynagrodzenia, a także nie zmieniło się stanowisko lub rodzaj pracy obywatela Ukrainy bądź rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy;
• korzystał ze zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę – np. z tytułu posiadania statusu studenta studiów stacjonarnych odbywanych w Polsce bądź absolwenta polskiej szkoły ponadgimnazjalnej lub stacjonarnych studiów wyższych na polskiej uczelni, legitymowania się Kartą Polaka itd.

Zwolnienie z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę jest bowiem równoznaczne z tym, że dany cudzoziemiec nie musi także posiadać wpisanego do ewidencji oświadczenia, a wobec podmiotu powierzającego pracę obywatelowi Ukrainy nie obowiązuje wymóg dokonania powiadomienia za pośrednictwem systemu: praca.gov.pl

W ocenie Departamentu Legalności Zatrudnienia GIP, we wskazanych wyżej sytuacjach powiadomienie powinno zostać dokonane w terminie 7 dni po upływie okresu ważności odpowiedniego dokumentu (zezwolenia lub oświadczenia).

Jak postąpić, gdy obywatel Ukrainy z opóźnieniem poinformował podmiot zatrudniający o otrzymaniu decyzji?

W praktyce zdarza się, że obywatele Ukrainy przekazują podmiotom zatrudniającym informację o otrzymaniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę oraz samą decyzję – z opóźnieniem, nieraz znacznie przekraczającym wymagany termin 7 dni. W takim przypadku podmiot powierzający pracę ma obowiązek dokonać powiadomienia w terminie nie dłuższym niż 7 dni od przekazania mu odpowiedniej informacji przez obywatela Ukrainy. Podmiot zatrudniający nie ponosi odpowiedzialności za to, że cudzoziemiec z opóźnieniem poinformował go o otrzymaniu decyzji.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa
• ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
• ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach