Chociaż zmiany przepisów dotyczących ochrony wynagrodzenia za pracę wydają się nieznaczne, mają dość poważne konsekwencje, jeśli chodzi o prawidłowe naliczanie i wypłacanie wynagrodzeń.
Problematyka ochrony wynagrodzenia za pracę podlega od lat analizie przez gremia zainteresowane tematyką, a poglądy w tym obszarze są ugruntowane zarówno przez doktrynę, jak i orzecznictwo. Sprzyja temu fakt, że brzmienie przepisów wynikających z Kodeksu pracy i odnoszących się do ochrony wynagrodzenia za pracę w zasadzie nie ulega zmianie. Ostatnie modyfikacje z 2019 r. dotyczyły przepisów odnoszących się do sposobu wypłaty wynagrodzenia, a także ustalania wynagrodzenia stanowiącego podstawę oraz granicę potrąceń. Zmiany te były konsekwencją wejścia w życie ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342; dalej zwana ustawą o PPK). Zmiany, z pozoru nieznaczne, w rzeczywistości miały istotny wpływ na kwestie prawidłowego naliczania i wypłacania wynagrodzenia. Jednocześnie, mimo że budzą poważne wątpliwości, nie doczekały się wykładni w orzecznictwie.
Wypłata na konto
Zgodnie z art. 86 § 3 k.p. wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej. Częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy. Zasadą jest zatem, że wypłata powinna być dokonana na rachunek bankowy, przy czym pracownik może wnioskować o wypłatę wynagrodzenia w gotówce, a pracodawca musi się do jego wniosku zastosować. Ta „drobna” zmiana, w połączeniu ze zmianami na rynku pracy charakteryzującymi się wzrostem zatrudnienia obcokrajowców oraz coraz częstszym powierzaniem pracy na podstawie delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, przyniosła w praktyce określone problemy. Są one głównie związane z posiadaniem przez pracowników zagranicznych rachunków bankowych. Z treści art. 86 § 3 k.p. nie wynika, że rachunek musi być prowadzony przez bank w Polsce. Pracodawca nie ma zatem żadnej możliwości prawnej, aby zmusić pracownika do założenia konta w polskim banku. Tu pojawia się problem pokrycia kosztów przelewów zagranicznych oraz pobierania opłaty administracyjnej za obsługę tych przelewów. W doktrynie oraz orzecznictwie akceptowana jest zasada ponoszenia ryzyka ekonomicznego stosunku pracy przez pracodawcę (patrz wyroki: Sąd Najwyższy z dnia 19 kwietnia 2010 r., II PK 306/09; Naczelny Sąd Administracyjny z dnia 27 sierpnia 2014 r., I OSK 1066/13; Sąd Apelacyjny w Poznaniu z dnia 17 września 2015 r., II AUa 2170/14).
Przyjęcie innego rozwiązania stałoby w sprzeczności z obowiązkiem wypłaty wynagrodzenia pracownikowi w pełnej przysługującej pracownikowi wysokości oraz legalności dokonywania ewentualnych potrąceń. Możliwość obciążania pracownika omawianymi kosztami nie wynika bowiem z przepisów powszechnie obowiązujących. W wyroku z dnia 12 września 2000 r. (I PKN 22/00) Sąd Najwyższy stwierdził:
Ściśle rzecz ujmując, regulacja zawarta w art. 91 k.p. nie dopuszcza nieograniczonej swobody pracodawcy w dokonywaniu, za zgodą pracownika, potrąceń wszelkich należności z pracowniczego wynagrodzenia za pracę, ale jedynie takich, które nie niweczą ustawowych lub umownych uprawnień pracowniczych.
Jeśli pracodawca chciałby uniknąć dodatkowych kosztów wynikających z omówionych obowiązków, może się jedynie porozumieć z pracownikiem co do sposobu zapłaty wynagrodzenia oraz rodzaju konta bankowego.
Dofinansowanie bez gotówki
Inny problem na tle omawianego art. 86 § 3 k.p. powstał na styku formy wypłaty wynagrodzenia pracownikom niepełnosprawnym a możliwością otrzymania miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń tej grupy pracowników. Zgodnie z postanowieniami art. 86 § 3 k.p. wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. W efekcie pracodawca nie ma prawnej możliwości zmuszenia pracownika do założenia konta. Odmowa założenia konta nie może też zostać uznana za naruszenie obowiązku lojalności wobec pracodawcy, co zostało stwierdzone w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 21 lutego 2002 r (I PKN 917/00). Pracownik może zatem domagać się wypłaty w gotówce. Takie rozumienie przepisu wynika również z uzasadnienia projektu ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357), wprowadzającej formę bezgotówkową jako podstawową formę wypłaty wynagrodzenia:
Celem zaproponowanej zmiany jest przyjęcie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia jako formy preferowanej, z zachowaniem możliwości wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej na wniosek pracownika.
Natomiast w art. 26a ust. 1a pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2021 poz. 573) zostały określone warunki wypłaty dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych i wynika z nich, że takie dofinansowanie nie przysługuje, jeżeli pracodawca nie przekazał wynagrodzenia dla pracownika niepełnosprawnego w sposób w nim określony, tj. jeżeli wynagrodzenie pracownika niepełnosprawnego nie zostało przekazane na jego rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo na adres zamieszkania tego pracownika, za pośrednictwem osób prawnych prowadzących działalność w zakresie doręczania kwot pieniężnych. Wskazany przepis nie przewiduje zatem możliwości otrzymania dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych w przypadku wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracowników. Na tle tego problemu wypowiedział się Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 4 grudnia 2019 r. (I GSK 1470/18), twierdząc, że:
dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych jest formą pomocy publicznej, co narzuca bardziej restrykcyjne reguły w stosunku do ogólnych zasad, w tym wskazanego art. 86 § 3 k.p.
Jednocześnie postawił tezę, że pracodawca, chcąc korzystać z dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, musi dostosować się do wymogów przewidzianych w ustawie z 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w tym również w zakresie sposobu wypłaty tego wynagrodzenia. Innymi słowy, w sytuacji wypłaty wynagrodzenia w formie gotówki, przy braku prawnej możliwości przymuszenia pracownika do założenia konta i przy jednoczesnym uzależnieniu wypłaty dofinansowania od sposobu wypłaty wynagrodzeń pracodawca nie ma możliwości uzyskania dofinansowania.
Kwota wolna od potrąceń
Kolejna z pozoru nieznaczna zmiana brzmienia art. 87 i art. 87 1 k.p., będąca konsekwencją wejścia w życie ustawy o PPK, ma istotny wpływ na sposób ustalania wysokości wynagrodzenia i dokonywania z niego potrąceń. Nie wpłynęła na ogólne zasady, na jakich pracodawca powinien dokonywać potrąceń z wynagrodzeń pracowników, lecz wprowadziła w nich pewne modyfikacje. Zgodnie z art. 87 § 1 k.p. z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do PPK, w rozumieniu ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
- kary pieniężne z art. 108 k.p.
Potrąceń dokonuje się w przytoczonej kolejności. Dodajmy, że zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy o PPK, zgodnie z którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do pobrania od uczestnika PPK i dokonania wpłaty do instytucji finansowej wpłat finansowanych przez uczestnika PPK. Uczestnik PPK jest obowiązany finansować wpłaty podstawowe do PPK w wysokości 2% wynagrodzenia (co do zasady), a przy tym może zadeklarować finansowanie wpłat dodatkowych w wysokości do 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia (art. 27 ustawy o PPK). Jako wynagrodzenie traktować należy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK, bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym i pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
Omówione rozwiązania prawne powodują, że wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę potrąceń będzie uzależniona nie tylko od stawki podatku, miesięcznych kosztów uzyskania przychodów (podstawowe lub podwyższone) oraz od tego, czy pracownik ma prawo do tzw. kwoty zmniejszającej podatek, ale również od tego, czy pracownik zrezygnował czy też nie z wpłat na PPK i w jakiej wysokości są one odprowadzane. Dla pracowników, którzy przystąpili do PPK, inaczej ustalana będzie również kwota wolna od potrąceń. Zgodnie z art. 871 k.p. wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat na PPK. Zatem i tu faktyczna wysokość kwoty wolnej od potrąceń będzie różna, bo uzależniona od decyzji pracownika w zakresie przystąpienia do PPK.
Finansowanie PPK
Wpływ na zmienną wysokości wynagrodzenia stanowiącego podstawę dokonywania potrąceń, jak również na kwotę wolną od potrąceń ma także finansowanie przez pracodawcę wpłat do PPK. Zgodnie z art. 26 ustawy o PPK podmiot zatrudniający jest obowiązany finansować wpłaty podstawowe do PPK w wysokości 1,5% wynagrodzenia uczestnika, przy czym może zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5% wynagrodzenia uczestnika. Wpłata dodatkowa dokonywana przez podmiot zatrudniający może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym albo na podstawie wewnątrzzakładowych postanowień płacowych. Wpłata pracodawcy na PPK stanowi przychody pracownika ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Zatem świadczenie w postaci wpłaty do PPK w części finansowanej przez podmiot zatrudniający stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy uzyskany w dniu dokonania przez pracodawcę tej wpłaty (zasada kasowa). Konieczność doliczenia go do przychodu obliczonego od wynagrodzenia i innych świadczeń pracowniczych oraz odliczenie od wynagrodzenia brutto wpłynie na wysokość kwoty stanowiącej podstawę potrąceń i kwotę wolną od potrąceń w kolejnym miesiącu, czyli w kolejnym miesiącu po naliczeniu (pismo z dnia 14 stycznia 2021 r., dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0113-KDIPT2-3.4011.869.2020.1.RR). Aby uniknąć problemów rozliczeniowych niektórzy pracodawcy płacą składki na PPK przed terminem, w tym samym miesiącu co wypłata wynagrodzenia, z którego składki zostały odliczone, dzięki czemu mogą rozliczyć wpłaty do PPK pod względem podatkowym w jednym miesiącu. Wpłaty dokonywane są w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane, a zatem mogą być odprowadzane w miesiącu naliczenia. W takim przypadku w pełni zasadne będzie pobranie podatku od wpłaty na PPK z wynagrodzenia pracownika będącego podstawą naliczenia tychże wpłat.
Nie bez znaczenia dla ochrony wynagrodzenia w kontekście stosowania przepisów ustawy o PPK jest fakt, że uczestnictwo w PPK jest dobrowolne. Pracownik może w dowolnym momencie zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej. Podmiot zatrudniający nie dokonuje wpłat za uczestnika PPK, począwszy od miesiąca, w którym uczestnik złożył deklarację. Wpłaty pobrane w tym miesiącu podlegają zwrotowi. Przepis ten ma istotne znaczenie w zakresie ustalania wysokości wynagrodzenia i dokonywania jego korekty, w sytuacji gdy wpłaty obliczone w jednym miesiącu są wpłacane do instytucji finansowej w miesiącu następnym. Przyjmuje się, że użyte w przepisie sformułowanie „nie dokonuje wpłat” oznacza czynność przyszłą, tj. podmiot zatrudniający nie powinien dokonywać, czyli przekazywać wpłat do instytucji finansowej, począwszy od momentu złożenia przez uczestnika deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat. Zwrot powinien dotyczyć tylko wpłat do PPK pobranych w miesiącu, w którym została złożona deklaracja rezygnacji, chyba że wpłaty te zostały dokonane jeszcze przed złożeniem takiej deklaracji. Złożona deklaracja rezygnacji nie będzie wpływała na zmianę rozliczenia wpłat, które zostały obliczone i pobrane miesiąc wcześniej, a ich wpłata będzie dokonana w miesiącu, w którym pracownik złożył deklarację rezygnacji. W konsekwencji pracownikowi należy zwrócić kwotę wpłaty do PPK, która została sfinansowania z jego środków, oraz sfinansowaną z jego środków kwotę podatku dochodowego obliczonego od wpłaty do PPK sfinansowanej przez pracodawcę. Natomiast kwota wpłaty, która została sfinansowana przez pracodawcę, nie powinna być zwracana pracownikowi. Niezależnie od tego może zaistnieć konieczność dokonania korekty wynagrodzenia. Stanie się tak, jeżeli środki nie zostały przekazane instytucji. Nie będzie potrzeby korygowania, jeżeli rezygnacja zostanie złożona po przekazaniu środków do PPK. W takiej sytuacji rezygnacja będzie obowiązywała od kolejnego miesiąca.