Форма заяви про делегування працівника на територію Республіки Польща містить посилання на довіреність. Призначення довіреної особи не є обов'язковим . Роботодавець, який делегує, може здійснювати певні дії, пов’язані з делегуванням працівників на територію Республіки Польща, також через уповноважену особу, зокрема, подати заяву до Державної інспекції праці про делегування працівника на територію Республіки Польща.
Для того, щоб ефективно діяти від імені іноземного роботодавця, уповноважена особа повинна мати довіреність:
- виконувати визначені завдання від імені довірителя, наприклад подавати заяву про делегування працівника, або
- представляти роботодавця перед державними органами Польщі, в тому числі подавати заяви до таких органів.
Крім того, відповідно до ст. 33 § 2 Кодексу адміністративного судочинства (к.а.с.) довіреність має бути оформлена у письмовій формі, у формі електронного документа або оформлятися протоколом. Для подання заяви про делегування працівника на територію Республіки Польща або повідомлення про зміну даних, які вказані у заяві, нормативні документи не визначають конкретної форми цього документа. Відповідно до ст. 33 § 1 Кодексу адміністративного судочинства довіреність може бути видана лише фізичній особі (отже, не можна видати довіреність підприємству чи юридичній особі на виконання визначених завдань від імені роботодавця).
Відповідно до ст. 33 § 3 Кодексу адміністративного судочинства, уповноважена особа зобов'язана додати до справи оригінал або завірену копію довіреності (наприклад, копію засвідчену органом, який веде провадження).
Призначення уповноваженої особи підлягає оплаті.
Відповідно до ст. 1 ч. 1 п. 2 Закону від 16 листопада 2006 року про гербовий збір, оплаті гербового збору підлягає м.ін.: подання документа, що підтверджує видачу довіреності чи прокури, або витягу чи завіреної копії до справи, яка розглядається державним управлінням або є на судовому розгляді. Відповідно до положень ст. 12 ч. 1 і ч. 2 п. 2 цього Закону, податковим органом, компетентним у питаннях гербового збору, є голова гміни – вуйт (мер, президент міста). Місцевим податковим органом у справах про державний збір з моменту подання документа, що підтверджує видачу довіреності, є податковий орган за місцем подання такого документа.
Враховуючи викладене, а також те, що заяву про делегування разом із довіреністю необхідно подавати до Державної інспекції праці за адресою вул. Барська 28/30, 02–315 Варшава, гербовий збір необхідно сплатити на банківський рахунок Столичного міста Варшави. Номер рахунку для сплати гербового збору розміщено на веб-сайті вищезазначеного Управління: 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070 .
Згідно з додатком до Закону від 16 листопада 2006 року «Про державний збір», який містить перелік предметів державного збору, ставки цього збору та звільнення від сплати, розмір збору за подання документа, що підтверджує видачу довіреності або прокури, витягу або копії - за кожну довіреність (довіреності) – розмір збору17 злотих.
Таким чином, якщо роботодавець, який делегує, хоче виконувати визначені завдання через довірену особу (наприклад, подати заяву про делегування працівника на територію Республіки Польща), разом із документом самої заяви до Державної інспекції праці повинен надати довіреність на особу, яка діє від імені роботодавця, що делегує, із зазначенням обсягу її повноважень та підтвердження сплати збору за призначення довіреності.