Jak legalnie zatrudnić cudzoziemca - Państwowa Inspekcja Pracy

Aby można było mówić o powierzeniu legalnego wykonywania pracy cudzoziemcowi, należy spełnić szereg warunków. Od obywatela państwa spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii (czyli tzw. kraju trzeciego) wymagamy legalnego pobytu na terytorium Polski w formie uprawniającej do wykonywania pracy oraz zezwolenia na pracę.

Legalna praca cudzoziemca

Można legalnie powierzyć pracę cudzoziemcowi z państwa trzeciego, jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące warunki:

pracodawca uzyska zezwolenie na pracę dla danego cudzoziemca (ewentualnie zezwolenie na pracę sezonową), inna możliwość to uzyskanie przez samego cudzoziemca zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenia jednolitego);
cudzoziemiec legalnie przebywa na terytorium Polski, tzn. posiada odpowiednie dokumenty pobytowe (np. wizę lub kartę pobytu);
podstawa pobytu cudzoziemca na terytorium Polski pozwala mu na wykonywanie pracy (nie jest to np. wiza turystyczna lub inny dokument wykluczający podjęcie pracy);
wykonywanie pracy przez cudzoziemca nie może odbywać się na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę lub zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę (w przypadku zezwolenia na pracę wyjątkowo można powierzyć cudzoziemcowi pracę o innym charakterze lub na innym stanowisku na okresy łącznie nieprzekraczające 30 dni w roku kalendarzowym – pod warunkiem powiadomienia o tym w terminie 7 dni, w formie pisemnej wojewody, który wydał zezwolenie na pracę).

Ważne! W określonych przypadkach cudzoziemiec jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Dotyczy to np. cudzoziemców: •posiadających w Rzeczypospolitej Polskiej: status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, zgodę na pobyt ze względów humanitarnych, zgodę na pobyt tolerowany, zezwolenie na pobyt stały lub zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE; •mających ważną Kartę Polaka; •będących małżonkami obywatela polskiego, jeżeli posiadają zezwolenie na pobyt czasowy udzielone w związku z zawarciem małżeństwa; •będących studentami studiów stacjonarnych odbywanych w RP lub absolwentami takich studiów stacjonarnych; •posiadających status absolwenta polskiej szkoły ponadgimnazjalnej (ponadpodstawowej), np. liceum, technikum lub szkoły policealnej.

Dokument legalizujący pobyt i pracę

Jeśli cudzoziemiec zamierza przebywać i pracować w Polsce powyżej 3 miesięcy, może on starać się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenia jednolitego). Wydanie takiego zezwolenia odbywa się w ramach jednego postępowania administracyjnego i – na podstawie jednego dokumentu – uprawnia cudzoziemca zarówno do pobytu, jak i do pracy w Polsce. W takim przypadku cudzoziemiec nie musi odrębnie ubiegać się o zezwolenie na pobyt (np. wizę), a pracodawca – o zezwolenie na pracę.

Dokumenty pobytowe

Obowiązujące przepisy przyjmują zasadę, że dokument pobytowy odpowiedni do wykonywania pracy (wraz z zezwoleniem na pracę, jeśli w danym przypadku jest ono wymagane) stanowi każda wiza wydana przez polskie organy (typu „C” – wiza Schengen, krótkoterminowa lub typu „D” – wiza krajowa, długoterminowa), niezależnie od celu jej wydania oraz każde zezwolenie na pobyt czasowy, z wyjątkiem wiz i zezwoleń wskazanych w przepisach jako wykluczające podjęcie pracy (wymieniono je poniżej).

Cudzoziemiec nie może legalnie pracować, gdy przebywa w Polsce na podstawie:

polskiej wizy, której cel wydania został oznaczony symbolem:
„01” – cel turystyczny,
„20” – korzystanie z ochrony czasowej,
zezwolenia na pobyt czasowy udzielonego ze względu na okoliczności wymagające krótkotrwałego pobytu cudzoziemca na terytorium RP (art. 181 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach).

Ważne! Pracodawca jest zobowiązany żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski i przechowywać kopię tego dokumentu: w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w aktach osobowych pracownika, na zasadach i przez okres obowiązkowego przechowywania tych akt; w razie zawarcia z cudzoziemcem umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia lub umowy o dzieło) – przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca.

Ruch bezwizowy

Podstawą pobytu cudzoziemca, który wykonuje pracę na terytorium Polski, może być także ruch bezwizowy. Cudzoziemcy będący obywatelami określonych krajów mogą korzystać z ruchu bezwizowego (tzn. przekraczać granice bez konieczności uzyskania wizy lub innego dokumentu pobytowego) przy wjeździe na terytorium państw obszaru Schengen, w tym również Polski. Przywilej ten obejmuje m.in. obywateli Ukrainy, Mołdawii i Gruzji, ale tylko takich, którzy posiadają paszport biometryczny, wydany zgodnie z normami Organizacji Międzynarodowego Lotnictwa Cywilnego (ICAO). Okres, w którym cudzoziemiec może skorzystać z pobytu na podstawie ruchu bezwizowego, to 90 dni w ciągu każdego 180-dniowego okresu – liczy się tu łączny okres przebywania danego cudzoziemca na terytorium wszystkich państw strefy Schengen. Po upływie tego czasu cudzoziemiec, który chce nadal przebywać i wykonywać pracę w Polsce, ma obowiązek posiadać stosowny dokument pobytowy, np. odpowiednią wizę lub zezwolenie na pobyt czasowy.

Uproszczona procedura zatrudniania obywateli Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji i Armenii – na podstawie oświadczenia

Jeżeli cudzoziemiec jest obywatelem Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji lub Armenii, może on pracować bez zezwolenia na pracę pod warunkiem, że:

pracodawca złożył w powiatowym urzędzie pracy, właściwym ze względu na swoją siedzibę lub miejsce stałego pobytu, pisemne oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, według urzędowego wzoru;
powiatowy urząd pracy – przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca – wpisał to oświadczenie do ewidencji oświadczeń;
praca jest wykonywana na warunkach określonych w oświadczeniu;
okres wykonywania pracy określony w złożonym oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest nie dłuższy niż 24 miesiące;
nie jest to praca uznana przez przepisy za pracę sezonową.

Wszystkie te warunki muszą zostać spełnione łącznie.

Istnieje możliwość powierzania pracy danemu cudzoziemcowi bez przerwy na podstawie kolejnych oświadczeń, przy czym każde z nich może zostać wpisane przez powiatowy urząd pracy do ewidencji na okres do 24 miesięcy.

Ważne! Cudzoziemiec pracujący na podstawie oświadczenia musi mieć legalny pobyt w Polsce, np. na podstawie wizy lub zezwolenia na pobyt czasowy – w formie uprawniającej do wykonywania pracy (podjęcie pracy przez cudzoziemca wyklucza w szczególności wiza wydana w celu turystycznym).

Szczególne zasady zatrudniania obywateli Ukrainy – na podstawie powiadomienia na stronie: praca.gov.pl

Obywatele Ukrainy, którzy w okresie od 24 lutego 2022 r. do dnia, który zostanie określony w przyszłości w specjalnym rozporządzeniu Rady Ministrów, legalnie przybyli do Polski z Ukrainy (nie tylko bezpośrednio, ale również przez inne kraje) w związku z trwającymi w Ukrainie działaniami wojennymi i deklarują zamiar pozostania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, mają prawo do legalnego pobytu w Polsce do 30 września 2025 r.

Ważne! Wyjazd obywatela Ukrainy z terytorium Polski na okres powyżej 30 dni pozbawia go uprawnienia do legalnego pobytu. Zasady tej nie stosuje się jednak do osób skierowanych do wykonywania pracy lub usług poza granicami RP przez podmioty prowadzące działalność na terytorium Polski.

Pod pojęciem obywatela Ukrainy rozumie się także małżonka obywatela Ukrainy, małoletnie dziecko obywatela Ukrainy/małżonka obywatela Ukrainy, który nie posiada obywatelstwa ukraińskiego, jeśli przybył on na terytorium Polski z Ukrainy w związku z działaniami wojennymi na terytorium tego państwa.

Uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Polski jest:

obywatel Ukrainy, który w okresie od 24 lutego 2022 r. legalnie przybył do Polski z Ukrainy w związku z trwającymi tam działaniami wojennymi i deklaruje zamiar pozostania na terytorium RP,
każdy inny obywatel Ukrainy, który przebywa legalnie na terytorium Polski – niezależnie od tego, czy przybył do Polski przed czy po wybuchu wojny w Ukrainie oraz bez względu na formę legalnego pobytu (może to być również forma, która w myśl ogólnych przepisów nie pozwala na wykonywanie pracy, np. wiza wydana w celu turystycznym),

jeżeli zostaną spełnione łącznie 2 warunki:

pracodawca powiadomi w terminie 7 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy – za pośrednictwem strony internetowej: praca.gov.pl – powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy o powierzeniu pracy temu obywatelowi;
praca jest powierzana w wymiarze czasu pracy lub liczbie godzin nie niższej niż wskazana w powiadomieniu oraz za wynagrodzeniem nie niższym niż ustalone według stawki określonej w powiadomieniu, odpowiednio zwiększonym w przypadku podwyższenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy.
wynagrodzenie, które otrzymuje obywatel Ukrainy, spełnia wymogi określone w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu - w przypadkach gdy przepisy te mają zastosowanie.

Obywatel Ukrainy, który wykonuje pracę na podstawie powiadomienia, nie musi już posiadać zezwolenia na pracę lub oświadczenia pracodawcy o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, wpisanego do ewidencji w powiatowym urzędzie pracy.

Formy współpracy

Wykonywanie pracy przez cudzoziemca może odbywać się zarówno na podstawie przepisów kodeksu pracy, jak również kodeksu cywilnego, tj. w ramach: umowy o pracę, pracy tymczasowej, umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług lub umowy o dzieło.

Ważne! Wybrana forma umowy musi odpowiadać charakterowi wykonywanej pracy. Jeśli praca cudzoziemca ma cechy charakterystyczne dla stosunku pracy (tzn. odbywa się ona pod kierownictwem pracodawcy oraz w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie), nie jest dopuszczalne stosowanie umów cywilnoprawnych.

Umowę z cudzoziemcem (zarówno umowę o pracę, jak i cywilnoprawną) należy zawrzeć w formie pisemnej – przed rozpoczęciem pracy przez daną osobę. Przed podpisaniem umowy trzeba przedstawić cudzoziemcowi jej tłumaczenie na język dla niego zrozumiały. W zawartej umowie należy uwzględnić wysokość wynagrodzenia nie niższą od określonej w wydanym dla danego cudzoziemca dokumencie zezwalającym na wykonywanie pracy (zezwoleniu na pracę, oświadczeniu itp.) oraz wypłacać mu wynagrodzenie co najmniej w takiej kwocie.

Obowiązujące przepisy nakazują, aby w terminie do 7 dni zgłosić cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać co miesiąc składki na te ubezpieczenia. Nie dotyczy to umów o dzieło, istnieje jednak obowiązek poinformowania ZUS przez osobę zlecającą dzieło o nawiązaniu takiej umowy – w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia.

Podstawa prawna: