Główny Inspektor Pracy o monitorach ekranowych

Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki przedstawił rekomendacje, wnioski, spostrzeżenia po roku obowiązywania nowych przepisów wynikających z rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory

Nowelizacja rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe dostosowała obowiązujące od 25 lat przepisy do zmian technologicznych. Z definicji „stanowiska pracy” usunięto nieco już archaiczne określenia „stacja dyskietek” czy „trackball”. Ponadto zliberalizowano część przepisów, które szczegółowo określały wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe, zawarte w załączniku do rozporządzenia, m.in. dotyczące stosowanego sprzętu komputerowego czy mebli.

Zgodnie ze znowelizowanym rozporządzeniem przez pojęcie stanowiska pracy należy rozumieć przestrzeń pracy wraz z:

wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika;
krzesłem i stołem;
opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

W tym rozporządzeniu uchylono także pkt 3 w § 2, zawierający definicję systemu komputerowego.

Jednocześnie nowelizacją doprecyzowano przepis § 3 pkt 4 rozporządzenia poprzez wskazanie, że przepisów tego rozporządzenia nie stosuje się do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Istotną zmianę wprowadzono również w § 8 ust. 2 rozporządzenia poprzez uzupełnienie przepisu o obowiązek zapewnienia pracownikowi nie tylko okularów, lecz również szkieł kontaktowych korygujących wzrok.

Ponadto w załączniku do rozporządzenia wskazano konkretne rozwiązania, jakie należy zastosować w przypadku stosowania na stanowisku pracy systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy – w takiej sytuacji stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

– W ciągu ostatniego roku do Głównego Inspektoratu Pracy wpłynęło kilkadziesiąt zapytań w sprawie stosowania nowych przepisów od obywateli, firm i organizacji. Ponadto inspektorzy udzielili odpowiedzi na dziesiątki pytań dotyczących wdrożenia nowych przepisów w ramach prowadzonej przez PIP infolinii – mówił Marcin Stanecki Główny Inspektor Pracy.

Najważniejsze rekomendacje Państwowej Inspekcji Pracy w tej sprawie:

I tak: w pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, że zgodnie z § 3 przepisów tego rozporządzenia nie stosuje się do:

kabin kierowców oraz kabin sterowniczych maszyn i pojazdów,
systemów komputerowych na pokładach środków transportu,
systemów komputerowych przeznaczonych głównie do użytku publicznego,
systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów,
maszyn do pisania z wyświetlaczem ekranowym.

Wynika z tego, że przepisów wspomnianego rozporządzenia nie stosuje się chociażby do kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów, a także do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Ważną kwestią jest zapewnienie pracownikom soczewek kontaktowych. Otóż, zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Jednocześnie istotny jest czas wykonywania pracy przez tego pracownika przed monitorem ekranowym – na podstawie definicji „pracownika” zawartej w przedmiotowym akcie wykonawczym jest to każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Zatem zarówno konieczność stosowania podczas pracy, jak i rodzaj zastosowanego w tym zakresie środka są uzależnione od wskazania lekarza zawartego w orzeczeniu lekarskim z badań przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami. Ponadto obowiązek zawarty w § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia istnieje wyłącznie w stosunku do pracownika (oraz praktykanta i stażysty), który obsługuje urządzenie z monitorem ekranowym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Szczegółowe kwestie związane ze sposobem realizacji tego obowiązku nie są uregulowane przepisami prawa – sposób ich realizacji nie został wskazany w rozporządzeniu, co oznacza, że zagadnienia związane z realizacją obowiązku zapewnienia pracownikom okularów i szkieł kontaktowych korygujących wzrok powinny być doprecyzowane w regulaminie pracy lub innych wewnętrznych aktach pracodawcy (np. w zarządzeniu).

W załączniku do rozporządzenia wskazano rozwiązania, w przypadku stosowania na stanowisku pracy systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. W takiej sytuacji stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Warto zauważyć, że dotychczasowe brzmienie tego przepisu: „systemów przenośnych nie przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy” obligowało większą część użytkowników systemów przenośnych do stosowania przepisów przedmiotowego rozporządzenia. Oznacza to, że zapewniając pracownikowi urządzenie techniczne z monitorem ekranowym (uwzględniając inne wyłączenia ze stosowania przepisów w tym zakresie), w tym urządzenie przenośne przeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy np. laptop, stanowisko pracy powinno spełniać wymagania określone w ww. rozporządzeniu. Jednocześnie, zgodnie z art. 215 Kodeksu pracy zapewnione pracownikowi narzędzia pracy muszą uwzględniać zasady ergonomii – laptop (stosowany jako urządzenie, na którym pracownik realizuje zadania wprowadzając dane, np. opracowuje pisma, faktury itp.) bez zastosowania np. dodatkowej podstawy lub dodatkowego monitora oraz dodatkowej klawiatury zasad tych nie uwzględnia.

Uwaga: zgodnie z Kodeksem pracy do obowiązków pracodawcy związanych z organizacją pracy zdalnej (wykonywanej całkowicie lub czasowo) należy:

zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
pokrycie innych kosztów niż ww. koszty bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ 1 i 2 Kp, regulaminie, o którym mowa w art. 67²⁰ § 3 i 4 Kp, poleceniu, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 3 Kp, albo porozumieniu, o którym mowa
w art. 67²⁰ § 5 zdanie drugie Kp;
zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Co ważne, w myśl obowiązujących przepisów strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W takim przypadku, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

W związku z powyższym pracodawca nie ma obowiązku wyposażenia stanowiska pracy zdalnej w meble, np. krzesło ani pokrycia kosztów tego rodzaju wyposażenia, chyba że obowiązek ten wynika z poczynionych zgodnie z ww. przepisami Kodeksu pracy ustaleń dotyczących wykonywania przez pracowników pracy zdalnej tj. z zapisów porozumienia, regulaminu lub poleceń wydanych przez pracodawcę dotyczących pracy zdalnej.

Zatem, w związku z nowymi wymaganiami rozporządzenia, w zależności od ustaleń poczynionych zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, dotyczących wykonywania przez pracowników pracy zdalnej, pracodawcy powinni zweryfikować poszczególne stanowiska pracy, a w przypadku gdy analiza wykaże, że nie spełniają one obowiązujących wymagań należy podjąć stosowne działania w celu ich dostosowania – należy pamiętać, że wszystkie stanowiska pracy, w tym pracy zdalnej powinny być tworzone zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zasadami bhp.

Natomiast w odniesieniu do ogółu stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe zapewnione przez pracodawcę meble powinny spełnić wymagania rozporządzenia – zatem nie jest możliwe stosowanie dodatkowych poduszek, podkładek pod plecy itp. i innych rozwiązań mających pośrednio spełnić te wymagania.

Jednocześnie, w sytuacji gdy pracodawca dostosowuje stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy do potrzeb osoby z niepełnosprawnością – w pierwszej kolejności należy uwzględnić potrzeby takiego pracownika (mają one pierwszeństwo przed wymaganiami ww. rozporządzenia). Stanowisko pracy powinno być bowiem dostosowane do indywidualnych potrzeb osoby niepełnosprawnej, która będzie wykonywała pracę na wskazanym stanowisku. Warto podkreślić, że w tego rodzaju kwestiach pracodawcy powinni konsultować się ze służbą medycyny pracy.

Od dnia wejścia w życie rozporządzenia do Państwowej Inspekcji Pracy wpłynęło 55 skarg dotyczących nieprzestrzegania przepisów omawianego rozporządzenia, jednak w toku postępowań inspektorzy potwierdzili ich zasadność jedynie w przypadku 16 zgłoszonych skarg (4 sprawy są nadal w toku).

Spotkanie ekspertów BHP , na którym zostały przedstawione rekomendacje Państwowej Inspekcji Pracy zostało zorganizowane przez Santander Bank.